Zásady zpracování osobních údajů
ve společnosti Digama realitní společnost s.r.o.
Ve společnosti Digama realitní společnost s.r.o., se sídlem Terronská 811/27, Bubeneč, 160 00 Praha 6, IČO: 05399262, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 263042 (dále jen „Digama“), se zavazujeme poskytnuté osobní údaje chránit. Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá.
Při zpracovávání osobních údajů se řídíme platnou právní úpravou, resp. zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a s právem Evropské unie, zejména v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“), a to v souladu se zákonem č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „ALM zákon“).
V tomto dokumentu naleznete informace o tom, proč, kdy, jak a jaké osobní údaje v Digama zpracováváme. Naleznete zde také způsob, jak nás kontaktovat, pokud budete mít dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů nebo jak provést opravu osobních údajů.
Zásady zpracování osobních údajů můžeme za určitých okolností měnit a aktualizovat. Doporučujeme tedy, abyste ve vlastním zájmu tento dokument sledovali a ujistili se, že máte vždy aktuální informace o jeho obsahu.
Doporučujeme Vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, rádi Vám kterýkoli pojem nebo část vysvětlíme.
Můžete se na nás kdykoliv obrátit písemně na adrese Terronská 811/27, Praha – Bubeneč, e-mailem na adrese [email protected] či telefonicky na +420 775 884 280.
Užitečné pojmy
Dovolte, abychom Vám vysvětlili některé základní pojmy, které se týkají ochrany osobních údajů. Věříme, že tak získáte lepší porozumění a pochopení, proč v Digama postupujeme při zpracování osobních údajů zvoleným postupem.
„Osobní údaje“ jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
„Subjekt údajů“ je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
„Správce údajů“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Evropské unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho jmenování. Není-li v těchto zásadách, podmínkách konkrétní smlouvy či v souhlase uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je Digama;
„Zpracovatel údajů“ je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce;
„Zpracování“ je jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, záznam, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Jaké osobní údaje zpracováváme?
Ctíme zásadu minimalizace osobních údajů. Zpracováváme o Vás pouze ty informace, které nezbytně potřebujeme pro splnění smluvní povinnosti, nebo ty informace, které nám se svým souhlasem nad rámec nezbytně nutného zpracování poskytnete.
Níže se dozvíte, jaké kategorie osobních údajů o Vás zpracováváme. Konkrétnější rozsah osobních údajů zpracovávaných pro jednotlivé účely je uveden v následující části „Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?“.
Digama zpracovává následující kategorie osobních údajů:
Proč zpracováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom s Vámi mohli uzavřít a také realizovat konkrétní smlouvu. Povinnost zpracovávat údaje nám stanoví také řada právních předpisů. Mnohé údaje musíme například zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme. V ostatních případech Vaše údaje zpracováváme pouze s Vaším souhlasem.
Plnění smluvní povinnosti
Pro účely poskytování služeb a uzavření smlouvy zpracováváme Vaše osobní údaje nezbytné pro Vaši identifikaci. Vaše kontaktní údaje, popř. identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců či zástupců druhé smluvní strany, zpracováváme pro účely plnění smlouvy, stejně tak i další osobní údaje, jež jsou pro plnění smlouvy nezbytné (například bankovní spojení).
Právní základ:
Prezentace a marketing
Pro účely prezentace Digama a marketingu pořádáme různé akce, v rámci kterých se pořizují fotografie a video, a také pořizujeme fotografie realizovaných staveb. Tyto fotografie a videozáznamy můžeme následně sdílet na sociálních sítích, našich webových stránkách, popř. i na stránkách našich partnerů a v dalších médiích. Ve většině případů se bude jednat o fotografie a videa, u kterých není možné bez dalšího určit totožnost osob, jež se v rámci záznamů vyskytují. Pokud bude možné Vaši totožnost určit, a budete mít proti zpracování takových fotografických či video záznamů ze strany Digama výhrady, můžete uplatnit námitku proti takovému zpracování a my přijmeme potřebná opatření.
Právní základ:
Shromažďujeme a zpracováváme Vaše identifikační a transakční údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči regulačním a státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další účetní a daňové zákony.
Právní základ:
V případě, že jsme nuceni vymáhat naše práva právní cestou, resp. pokud jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká Vaší osoby či pokud řešíme určitý spor s Vámi mimosoudní cestou, nebo pokud můžete poskytnout důležité informace pro řešení sporu, použijeme v nezbytném rozsahu Vaše identifikační údaje, údaje o právním poměru s Vámi, údaje z naší komunikace a interakce, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv.
Právní základ:
Digama zpracovává Vaše osobní údaje při plnění povinností v rámci procesů zavedených v Digama. Například máme nastaveny různé evidenční systémy.
Právní základ:
Nad rámec uvedeného může docházet ke zpracování jakýchkoliv dalších osobních údajů v případě, že nám je sami, dobrovolně poskytnete. Vyhrazujme si právo nevyžádané osobní údaje zničit. O tomto postupu Vás budeme případně informovat. V některých případech může docházet k dalšímu zpracování osobních údajů, které přesahuje účel, za jakým byly osobní údaje původně získány.
Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje si uchováme pouze po nezbytnou dobu, kterou budeme potřebovat pro plnění účelů uvedených v těchto zásadách, případně abychom dodrželi zákonem stanovené povinnosti. Máme nastavena vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.
Nejzazší dobou zpracování osobních údajů, kterou v Digama vůči Vám uplatňujeme, je 10 let ode dne, kdy došlo k ukončení právního vztahu mezi Vámi a Digama, případně 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém k plnění došlo. Povinnost uchovávat identifikační a transakční údaje nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další účetní a daňové zákony. Vaše osobní údaje ale také archivujeme po dobu 10 let z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména pro případ, že bychom museli předkládat důkazy v soudním sporu, a to s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle občanského zákoníku.
Údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. Pro vyloučení pochybností uchováváme samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 10 let poté, co zanikla jeho platnost.
Obrátíte-li se na nás s dotazy prostřednictvím kontaktního formuláře, nebo v případě běžné komunikace s námi, vymažeme Vaše osobní údaje mnohem dříve než ve lhůtách uvedených výše.
Jste povinni nám osobní údaje předávat?
Předání údajů, které nám poskytujete se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro uzavření či splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme s Vámi příslušnou smlouvu uzavřít apod.
Souhlas
Požádáme-li Vás o Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů ze strany Digama, bude žádost o Váš souhlas, resp. souhlas, jež Vám poskytneme k prostudování a podpisu či jinému odsouhlasení, jasně formulován a poskytne Vám přiměřený základ pro rozhodování. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to prostřednictvím kontaktů, jež jsou uvedeny v úvodu a závěru těchto zásad.
Vaše osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto zásadách nebo účelů, o nichž jste byli informováni jiným způsobem. To znamená, že jakmile nám udělíte souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, budeme Vaše údaje uchovávat v souladu s Vaším souhlasem a/nebo až do doby, dokud svůj souhlas neodvoláte. I v případě odvolání Vašeho souhlasu však můžeme některé Vaše osobní údaje uchovávat po dobu nezbytnou ke splnění našich zákonných povinností a pro účely naší obhajoby v případných právních sporech.
Vaše osobní údaje nebudeme sdílet se třetími stranami pro jejich marketingové účely, pokud jsme pro tyto účely neobdrželi Váš souhlas. V případě, že jste nám takový souhlas poskytli, ale později již nebudete chtít marketingové materiály od třetí strany dostávat, obraťte se prosím přímo na příslušnou třetí stranu.
Zdroje osobních údajů
Podle situace zpracováváme údaje, které jsme od Vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků i údaje získané od třetích stran (například našich obchodních partnerů – investorů, subdodavatelů atd.).
Zpřístupnění a předání osobních údajů
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme v rámci Digama. Pokud je to nezbytné k dosažení některého z účelů uvedených výše, zejména pokud externí subjekt v dané oblasti disponuje nezbytnou profesionalitou a odbornou úrovní, Vaše údaje jsou zpracovávány spolupracujícími dodavateli. Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. V některých případech se tito dodavatelé stávají zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován Váš souhlas.
Dodavateli Digama jsou zejména:
Nad rámec výše uvedeného předáváme osobní údaje mimo Digama pouze tehdy, pokud k tomu máme Váš souhlas nebo pokud to vyžaduje právní předpis. Některé orgány veřejné správy a další organizace jsou oprávněny vyžádat si informace o Vás.
Zabezpečení
Usilujeme o to, aby Vámi svěřené údaje byly v maximálním bezpečí. Za tímto účelem jsme zavedli řadu technických a organizačních opatření, která ochrání Vaše osobní údaje před neúmyslným nebo nezákonným zničením, neúmyslnou ztrátou či změnou, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem a jakýmikoli dalšími nezákonnými formami zpracování.
Přístup k Vašim osobním údajům omezujeme pouze na ty zaměstnance Digama a dodavatele Digama, kteří tyto informace potřebují pro účely jejich zpracování naším jménem a kteří jsou smluvně zavázáni zachovávat bezpečnost a důvěrnost Vašich osobní údajů.
Jak jsme se již zmínili, v určitých případech předáváme, nebo jsme povinni předávat, osobní údaje třetím stranám. V takových případech volíme důvěryhodné partnery, u kterých jsme se ujistili, že budou dodržovat minimálně stejnou úroveň ochrany osobních údajů, jakou zajišťujeme v Digama.
Při předání osobních údajů orgánům státní správy využíváme vždy nejvhodnější a nejbezpečnější možnosti, jaké příslušný orgán nabízí.
Webové stránky a sociální sítě
V případě, že na našich webových stránkách vyplníte své osobní údaje v rámci poptávkového či nabídkového formuláře, dáváte nám tím souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů. Na tyto údaje se vztahuje veškerá ochrana, tak jak je popsána v tomto dokumentu.
V případě, že nás kontaktujete prostřednictvím sociální sítě, zejména prostřednictvím naší facebookové stránky https://www.facebook.com/Digamareal/ , vztahuje se veškerá ochrana osobních údajů i na údaje získatelné z Vašeho facebookového profilu.
Cookies
Při používání našich stránek dochází ke zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. „Cookies“ jsou datové soubory umístěné na Váš počítač webovými stránkami a/ nebo aplikacemi, které slouží jako jedinečné identifikátory.
Informace získané prostřednictvím cookies slouží k vylepšování námi poskytovaných služeb, např. přizpůsobení našich webových stránek, zamezení opětovného zobrazení Vámi již zobrazených upozornění či aktualizaci webových stránek.
Cookies nepoužíváme k identifikaci Vaší osoby.
Cookies slouží pro zajištění Vašeho pohodlí, a proto Vám doporučujeme, abyste je povolili. Každou z kategorií cookies však můžete zablokovat (s výjimkou opravdu nezbytných cookies) v nastavení internetového prohlížeče. Zablokování či deaktivaci cookies může bránit funkčnosti webových stránek. Pro tyto účely níže poskytujeme výčet námi používaných cookies:
Digama a zpracování osobních údajů podle AML zákona
Na základě AML zákona je Digama (jakožto povinná osoba) za určitých okolností povinna plnit povinnosti, kdy za účelem identifikace nebo kontroly klienta (a to jak fyzické, tak právnické osoby), dochází ke zpracovávání značného množství informací. Digama v souladu s účinnými zákony poskytne obecné upozornění týkající se povinnosti povinných osob podle AML zákona zpracovávat osobní údaje pro účely předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, a to před navázáním smluvního vztahu.
Digama je povinna tyto údaje a doklady archivovat po dobu 10 let po splnění smluvní povinnosti či skončení smluvního vztahu.
Vaše práva spojená se zpracováním osobních údajů
V případě uplatnění Vašich práv k osobním údajům, jež zpracováváme, vyžadujeme Vaši identifikaci. Dovolujeme si Vás upozornit, že nebudeme-li schopni Vaši totožnost ověřit elektronicky nebo budeme-li mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, požádáme Vás o předložení dokladu totožnosti či jiné prokázání totožnosti. Pouze tak vyloučíme, že neposkytneme Vaše osobní údaje jiné osobě nebo nedojde k neoprávněné úpravě Vašich osobních údajů.
Právo na informace a přístup k osobním údajům
Ctíme zásadu transparentnosti zpracovávání osobních údajů. V souladu se čl.15 GDPR., kde je tato zásada vymezena, Vám vždy poskytneme informace o tom, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme.
Požádáte-li o informaci o zpracování svých osobních údajů, poskytneme Vám informaci o účelu zpracování osobních údajů, osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji, příjemci, případně kategoriích příjemců. Dále Vám bude sdělena plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, a existence práva požadovat opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování a také právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Máte právo žádat od Digama kopii zpracovávaných osobních údajů, nebudou-li tím nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Za další kopie na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme Vám informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud nepožádáte o jiný způsob.
Právo na opravu
Při zpracovávání Vašich osobních údajů usilujeme o zajištění jejich přesnosti a aktuálnosti. Nepřesné či neúplné osobní údaje se budeme snažit vymazat nebo opravit. Zjistíte-li, že některé osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou chybné nebo neaktuální, upozorněte nás na to. Máte právo na to, aby Digama bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.
V některých případech opravu osobních údajů provést nemůžeme. Jedná se zejména o případy, kdy jsou Vaše chybné nebo neaktuální osobní údaje obsaženy na daňovém dokladu, který dle zákona archivujeme.
Veškeré opravy budou oznámeny také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.
Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Dalšímu zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, je možné kdykoli zamezit. Stačí odejmout souhlas s takovým zpracováním.
Právo na výmaz (právo „být zapomenut“)
Můžete rovněž využít svého práva „být zapomenut“. Máte právo na to, aby Digama bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se Vás týkají, a Digama má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo České republiky.
V takovém případě smažeme všechny Vaše osobní údaje, které zpracováváme. Výjimkou jsou případy, kdy zpracování probíhá ze zákonné povinnosti nebo z důvodu našeho oprávněného zájmu na výkonu a obhajobě právních nároků.
Výmaz bude oznámen také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.
Právo na omezení zpracování
Máte právo na to, aby Digama omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:
a) popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Digama mohl přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
c) Digama již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) byla uplatněna námitka proti zpracování, a to do ověření, zda oprávněné zájmy Digama převažují nad Vašimi důvody pro námitku.
Veškerá omezení budou oznámena také příjemcům, jimž byli osobní údaje poskytnuty, s výjimkou případů, kdy je to nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.
Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste poskytl Digama, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Digama bránil, a to v případě, že:
a) zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo jde o zpracování osobních údajů pro účely uzavření a plnění smlouvy; a současně
b) zpracování se provádí automatizovaně.
Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní údaje byly předány ze strany Digama přímo jinému správci, je-li to technicky proveditelné. Právem na přenositelnost osobních údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí, vč. profilování
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování (tj. jakékoliv formě automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k Vaší osobě), které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká. Toto právo se nepoužije, pokud je automatizované rozhodnutí nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a Digama nebo je založeno na Vašem výslovném souhlasu; v těchto případech však máte právo na lidský zásah do automatizovaného rozhodnutí ze strany Digama, právo vyjádřit svůj názor a právo napadnout automatizované rozhodnutí. Digama však v současné době takové zpracování osobních údajů neprovádí.
Právo vznést námitku
Pokud se osobní údaje zpracovávají na základě oprávněných zájmů Digama, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pro tyto oprávněné zájmy. Tuto námitku je nutné z Vaší strany odůvodnit, abychom ji byli schopni náležitě posoudit. Vaše námitky a důvody k ní vedoucí budou následně posouzeny a porovnány s oprávněnými zájmy Digama. Pokud Vaše důvody převáží nad oprávněnými zájmy Digama, zpracování Vašich osobních údajů bude omezeno nebo budou Vaše osobní údaje vymazány.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost proti zpracování svých osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 - Holešovice.
V případě jakýchkoli nejasností či dotazů ohledně zpracovávání Vašich osobních údajů, a pro uplatnění jakéhokoliv z výše uvedených práv, se na nás můžete kdykoliv obrátit písemně na adrese Terronská 811/27, Praha – Bubeneč, e-mailem na adrese [email protected] či telefonicky na +420 775 884 280.